Responsable del tratamiento: LICITADORES.CO S.A.S., NIT 901.754.147-8. Domicilio: Carrera 58 No. 97-36, piso 2, Bogotá D.C., Colombia. Canal de atención al Titular: habeasdata@licitadores.co · +57 323 743 3785.
1. Objeto y alcance
La presente Política desarrolla los principios, derechos, garantías, deberes y procedimientos que rigen la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales por parte de LICITADORES.CO S.A.S. (en adelante, "LICITADORES.CO" o el "Responsable"), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 (Título 26), las Circulares Externas 002 de 2015 y 003 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y demás normas concordantes.
Aplica a todo Titular cuyos datos personales sean tratados por LICITADORES.CO, incluyendo usuarios de la plataforma Licitadores.app, clientes de la consultoría Licitadores.co, contactos comerciales, prospectos, aliados, proveedores, contratistas, colaboradores, oyentes del podcast y visitantes de los sitios web.
2. Definiciones
Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013. Para efectos de esta Política se distinguen adicionalmente dos categorías de información suministrada por el Titular:
- Información Pública del Titular: aquella que consta en registros o fuentes de acceso público, como el RUT, el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, el Registro Único de Proponentes (RUP) y las publicaciones que las entidades estatales realicen en SECOP I, SECOP II y en el portal de datos abiertos del Estado colombiano.
- Información Interna del Titular: aquella propia del Titular o de la empresa que representa que no consta en registros públicos y que el Titular decide suministrar voluntariamente a LICITADORES.CO para permitir el perfilamiento adecuado del motor de búsqueda y demás funcionalidades del Servicio. Incluye, entre otros, estrategia comercial, portafolio interno, políticas de precios, capacidad instalada, información financiera no publicada, hojas de vida del equipo, know-how, casos de éxito no divulgados y demás información que ostente la calidad de reservada, confidencial o propietaria.
3. Principios rectores
El Tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
4. Categorías de datos recolectados
4.1 Identificación y contacto: nombre completo, documento de identidad, correo electrónico, WhatsApp o teléfono, cargo, empresa y ciudad.
4.2 Empresariales y comerciales para calibración del Servicio: sector, códigos UNSPSC, cobertura geográfica, entidades objetivo, portafolio, experiencia y perfil habilitante.
4.3 Documentos de Información Pública del Titular: RUT, Certificado de Existencia y Representación Legal, RUP, estados financieros publicados y demás documentos que las entidades estatales exijan mediante los pliegos y que provienen de fuentes públicas.
4.4 Documentos de Información Interna del Titular: LICITADORES.CO deja expresa constancia de que, aun cuando la mayoría de los documentos exigidos en un proceso de contratación estatal provienen de registros de acceso público, la adecuada prestación del Servicio y, en particular, el perfilamiento del motor de búsqueda requieren que el Titular suministre voluntariamente información de carácter interno, reservado o propietario de su empresa. Frente a esta Información Interna, LICITADORES.CO asume las garantías de confidencialidad reforzada previstas en el numeral 5 de la presente Política.
4.5 Datos de terceros contenidos en documentos del Titular: cuando los documentos cargados contengan datos personales de terceros (representantes legales, socios, personal), el Titular declara y garantiza que ha obtenido las autorizaciones necesarias, y mantiene indemne al Responsable frente a cualquier reclamación derivada.
4.6 Transaccionales y de facturación: razón social, NIT, condición tributaria, dirección de facturación y datos bancarios.
4.7 Uso, navegación y trazabilidad: dirección IP, dispositivo y navegador, marca temporal de decisiones en la plataforma, historial de procesos socializados, cookies y actividad en formularios.
4.8 Datos sensibles y de menores: no se recolectan habitualmente. En el evento excepcional en que se suministren, se requerirá autorización explícita y el Titular podrá abstenerse de responder.
5. Compromiso reforzado de confidencialidad sobre la información empresarial del Titular
LICITADORES.CO reconoce que su Servicio, para ser realmente eficaz, exige que el Titular comparta información propia de su operación que va más allá de los documentos habilitantes de acceso público. Sin ese conocimiento profundo del cliente no es posible calibrar con precisión el motor de búsqueda, filtrar procesos pertinentes ni acompañar estratégicamente al Titular en la contratación estatal. Por tal razón, LICITADORES.CO asume frente a la Información Interna del Titular un compromiso reforzado de confidencialidad, en los términos que a continuación se describen.
5.1 Alcance. El compromiso aplica a toda la Información Interna del Titular definida en el numeral 2 y descrita en el numeral 4.4, así como a cualquier otra información que sea marcada como confidencial por el Titular al momento de su entrega o que por su naturaleza deba entenderse como tal.
5.2 Finalidad exclusiva de uso. La Información Interna del Titular será utilizada exclusivamente para: (i) calibrar el perfil del Titular en el motor de búsqueda; (ii) filtrar y priorizar los procesos que se le socializan; (iii) apoyar la construcción de ofertas dentro del Expediente Digital; (iv) generar reportes internos de la operación licitatoria del Titular; y (v) cualquier otra finalidad estrictamente vinculada a la prestación del Servicio contratado.
Queda expresamente prohibido a LICITADORES.CO, a su personal y a sus Encargados: (a) utilizar la Información Interna del Titular para beneficio propio, de un competidor, de un tercero o de otro cliente; (b) incorporarla en actividades de consultoría distintas a las contratadas por el Titular; (c) divulgarla, comercializarla, cederla, transferirla o publicarla, en todo o en parte, sin autorización previa, expresa y escrita del Titular; y (d) emplearla como insumo para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general o servicios ofrecidos a terceros.
5.3 Personal autorizado (need-to-know). El acceso a la Información Interna está restringido, bajo el principio de necesidad de conocer, al personal de LICITADORES.CO estrictamente indispensable para prestar el Servicio. Todo el personal, contratistas y colaboradores con acceso suscribe un Acuerdo de Confidencialidad individual con cláusulas que sobreviven a la terminación del vínculo.
5.4 Encargados y cadena de custodia. Los Encargados (hosting, mensajería, analítica, etc.) actúan bajo contratos con obligaciones de confidencialidad equivalentes a las asumidas por LICITADORES.CO, prohibición de subcontratación no autorizada, deber de notificación de incidentes y obligación de devolución o destrucción segura al término de la relación.
5.5 Medidas técnicas específicas. Adicionalmente a las medidas generales del numeral 14: (i) cifrado en tránsito de los archivos cargados en el Expediente Digital; (ii) segmentación lógica de los ambientes por cliente, de forma que la información de un Titular no sea visible ni accesible a otro Titular; (iii) control de accesos por rol con auditoría de cada consulta y descarga; (iv) copias de respaldo cifradas; y (v) revisiones periódicas de accesos y depuración de permisos.
5.6 Excepciones. El deber no aplica cuando la información: (i) sea o se convierta en dominio público sin causa atribuible a LICITADORES.CO; (ii) obre legítimamente en su poder con anterioridad; (iii) sea obtenida de un tercero de manera legítima e independiente; o (iv) deba ser revelada por mandato legal o judicial, caso en el cual se notificará al Titular cuando ello sea legalmente posible y se limitará la revelación a lo estrictamente exigido.
5.7 Duración. El deber de confidencialidad reforzada permanecerá vigente durante la ejecución del Servicio y por un término adicional de cinco (5) años contados a partir de la terminación de la relación contractual con el Titular, sin perjuicio de las obligaciones que por su naturaleza deban entenderse indefinidas.
5.8 Devolución y supresión al término de la relación. Terminada la relación, el Titular podrá solicitar la devolución o supresión segura de la Información Interna que repose en los sistemas de LICITADORES.CO. La supresión se realizará mediante técnicas que impidan la recuperación de la información, con excepción de aquella cuya conservación esté impuesta por deber legal, contractual o probatorio, la cual se mantendrá bajo el mismo estándar de confidencialidad durante el término correspondiente.
5.9 Consecuencias del incumplimiento. Da lugar a la indemnización de los perjuicios efectivamente causados al Titular y podrá dar lugar a las sanciones penales, civiles y administrativas previstas en la legislación colombiana, incluyendo las derivadas de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 308 del Código Penal (violación de reserva industrial y comercial). LICITADORES.CO adoptará medidas disciplinarias frente al personal responsable, que podrán incluir la terminación del vínculo por justa causa.
5.10 Aviso de incidente. En caso de que LICITADORES.CO detecte un incidente que comprometa la confidencialidad de la Información Interna de un Titular, se lo notificará por el canal contractual a la mayor brevedad posible, indicando la naturaleza del incidente, las categorías de información afectadas, las medidas adoptadas y las recomendaciones para mitigar posibles impactos.
6. Finalidades del tratamiento
- Ejecutar la prestación del Servicio: calibración del motor, socialización de procesos, expediente digital, registro trazable de decisiones y reportes.
- Gestión comercial: contacto con prospectos, demostraciones, cotizaciones, propuestas y ejecución contractual.
- Facturación, cobro, gestión tributaria y cumplimiento contable.
- Soporte, atención de PQR y postventa.
- Envío de comunicaciones sobre el Servicio y contenidos formativos, con opción permanente de darse de baja.
- Cumplimiento normativo (SARLAFT, requerimientos de autoridades) y ejercicio o defensa de derechos.
- Analítica interna con datos preferentemente anonimizados o agregados. Esta finalidad excluye expresamente el uso de Información Interna identificable de un Titular.
- Compartir los datos con Encargados exclusivamente para las finalidades aquí descritas.
7. Autorización del Titular
El Tratamiento requiere Autorización previa, expresa e informada del Titular. Se entiende otorgada al diligenciar formularios del sitio, contratar el Servicio, aceptar los Términos y Condiciones, marcar la casilla de aceptación o suministrar datos por cualquier medio en el que se informe esta Política. La Autorización podrá revocarse en los términos del numeral 9, salvo cuando exista un deber legal o contractual vigente.
8. Derechos del Titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite ante el Responsable.
- Revocar la Autorización y solicitar la supresión del dato.
- Acceder gratuitamente a sus datos objeto de Tratamiento.
9. Procedimiento para ejercer los derechos
9.1 Canal: habeasdata@licitadores.co o Carrera 58 No. 97-36, piso 2, Bogotá D.C., indicando nombre, identificación, contacto para respuesta, descripción de la solicitud y documentos de soporte.
9.2 Consultas: se atenderán en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales, previo aviso.
9.3 Reclamos: subsanación de reclamos incompletos en 5 días; si no se subsana en dos meses, se entenderá desistido. Una vez completos, leyenda "reclamo en trámite" en máximo 2 días hábiles. Resolución en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) hábiles adicionales.
9.4 Requisito de procedibilidad: la queja ante la SIC procede únicamente después de agotado este trámite (art. 16 Ley 1581).
10. Deberes de LICITADORES.CO
Se cumplen todos los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo garantizar el hábeas data, conservar copia de la Autorización, proteger la información, mantenerla actualizada y rectificarla, tramitar consultas y reclamos, informar incidentes a la SIC e implementar un manual interno de políticas y procedimientos.
11. Transferencias y transmisiones internacionales
LICITADORES.CO podrá transferir o transmitir datos a Encargados o Responsables fuera del territorio nacional para la prestación del Servicio (hosting, correo transaccional, analítica, mensajería, pagos), a países con niveles adecuados de protección reconocidos por la SIC o con autorización expresa del Titular o cláusulas contractuales equivalentes. Con la aceptación de esta Política el Titular autoriza expresamente estas transferencias.
12. Encargados del tratamiento
LICITADORES.CO se apoya en Encargados bajo contratos con obligaciones de confidencialidad reforzada equivalentes, seguridad, finalidad limitada, no comercialización, prohibición de subcontratación no autorizada y devolución o supresión al término. Categorías: hosting en la nube, correo transaccional, mensajería empresarial, analítica web y de producto, procesamiento de pagos y gestión documental. Listado detallado disponible en habeasdata@licitadores.co.
13. Cookies y tecnologías similares
Los sitios usan cookies propias y de terceros para sesión, preferencias, analítica, campañas y mejora de la experiencia. El Titular puede configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies.
14. Seguridad de la información
Medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado en tránsito (TLS), control de accesos por rol, autenticación robusta, copias de respaldo, monitoreo, políticas de contraseñas y cláusulas de confidencialidad con personal y proveedores, complementadas con las medidas específicas del numeral 5.5 para la Información Interna. En caso de incidente que comprometa datos personales, se notificará a los Titulares y a la SIC conforme a la normatividad vigente.
15. Conservación y supresión
Los datos se conservan mientras exista relación contractual o comercial, se requiera para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o probatorias, o subsistan las finalidades. Cumplido dicho periodo, se suprimen de forma segura o se anonimizan irreversiblemente, salvo cuando la ley imponga su conservación por término superior. La conservación de la Información Interna se sujeta adicionalmente a lo dispuesto en el numeral 5.8.
16. Área responsable
La atención está a cargo de la Oficial de Cumplimiento, contactable en habeasdata@licitadores.co.
17. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Las bases sujetas al deber de inscripción se registran y mantienen actualizadas ante la SIC conforme a la Circular Externa 002 de 2015, modificada por la Circular Externa 003 de 2018.
18. Datos de niños, niñas y adolescentes
El Servicio no se dirige a menores. Cuando resulte necesario, se requerirá autorización del representante legal, respetando el interés superior del menor y su derecho a ser oído.
19. Modificaciones a la Política
Cambios sustanciales se comunican con al menos 15 días calendario de anticipación por los canales del Servicio. El uso continuado constituye aceptación.
20. Vigencia
Rige a partir de su publicación y mientras LICITADORES.CO trate datos personales. Las bases actuales tienen la vigencia del numeral 15.
21. Aceptación, prevalencia y contacto
La utilización del Servicio, el diligenciamiento de formularios, la contratación de cualquier plan y la entrega voluntaria de datos constituyen aceptación integral de esta Política. En caso de conflicto con disposiciones específicas de contratos, prevalecerán las que otorguen mayor protección al Titular.
Contacto: habeasdata@licitadores.co · hola@licitadores.co · +57 323 743 3785 · Carrera 58 No. 97-36, piso 2, Bogotá D.C., Colombia.